日本社会保险资格取得届的提交指南

1. 概述

社会保险资格取得届（社会保険資格取得届）是日本用人单位在雇佣新员工、使其加入健康保险和厚生年金保险等社会保险时，必须向管辖的社会保险事务所提交的法定文件。这份文件是确立员工社会保险关系、计算并开始缴纳保险费的起点，对保障员工法定权益和用人单位履行法律义务至关重要。及时、准确地提交是雇主的法定义务。

2. 适用对象・场景

  • 适用对象：在日本雇佣员工并成为健康保险和厚生年金保险适用事业所的用人单位（法人或个体经营者）。
  • 适用场景：
    1. 新成立公司，首次雇佣员工时。
    2. 雇佣新的符合参保条件的员工时（例如，每周工作20小时以上、月薪8.8万日元以上、预计雇佣期间超过2个月等条件的员工）。
    3. 兼职或临时员工的工作条件发生变化，新符合上述参保条件时。
    4. 员工从其他公司转入，需要在本单位新取得社会保险资格时。

3. 核心结论

  • 法律义务：用人单位必须在员工符合参保条件之日起5日内提交此文件，不得延误。
  • 提交前提：提交前，用人单位需已完成“社会保险适用事业所”的申报手续。
  • 影响广泛：此文件直接关联员工的健康保险证发放、年金记录、以及后续的保险费计算与缴纳。
  • 信息准确：必须确保员工个人信息、工资标准、雇佣日期等信息准确无误，否则会影响保险待遇和缴费准确性。

4. 办理/操作步骤

步骤1: 准备

  1. 确认适用性：确认公司是否为社会保险的“适用事业所”。如尚未办理，需先完成“健康保険・厚生年金保険新規適用届”的提交。
  2. 确认员工资格：确认新雇佣员工是否符合健康保险和厚生年金保险的强制加入条件。
  3. 准备材料：
    • 社会保险资格取得届（紙媒体）：可从日本年金机构网站下载或到社会保险事务所窗口领取。
    • 员工信息：需准确填写员工的姓名、出生年月日、住址、个人编号（My Number）、标准报酬月额的决定依据（如工资明细）、抚养亲属信息等。
    • 公司信息：事业所名称、所在地、法人编号等。

步骤2: 申请・提交

  1. 填写表格：使用黑色圆珠笔或钢笔清晰填写“社会保险资格取得届”。也可以通过“e-Gov”的电子申请系统在线填写提交。
  2. 计算标准报酬月额：根据员工约定工资（包括固定津贴）估算其标准报酬月额，并填入相应等级。具体等级和金额请以官方信息源为准。
  3. 附加材料：如有需要，可能需要附加雇佣合同、工资明细复印件等作为标准报酬月额决定的依据。
  4. 提交方式：
    • 窗口提交：前往公司所在地管辖的社会保险事务所提交。
    • 邮寄提交：邮寄至管辖的社会保险事务所。
    • 电子申请：通过“e-Gov”网站进行在线提交（需提前办理电子证明）。

步骤3: 审查・确认

  1. 受理与审查：社会保险事务所受理后，会对提交内容进行审查。
  2. 标准报酬月额决定通知：审查通过后，日本年金机构会向公司和员工本人寄送“標準報酬月額決定通知書”，正式确定保险费的计算基础。
  3. 健康保险证发放：员工及其被扶养人的健康保险证会随后邮寄到员工住址。
  4. 开始缴纳保险费：从资格取得月开始，用人单位需按规定计算并与社会保险事务所结算保险费（劳资双方共同负担）。

5. 常见问题（FAQ）

Q1: 提交期限是多久？错过提交会怎样？ A1: 必须在员工符合参保条件之日起5日内提交。逾期提交可能导致被征收滞纳金（附加金），并可能影响员工及时享受保险待遇。

Q2: 兼职或临时工需要提交吗？ A2: 不一定。需同时满足以下条件则必须提交：①每周规定劳动时间20小时以上；②月工资8.8万日元以上；③雇佣期间预计超过2个月；④非学生；⑤员工人数501人以上的企业（2024年10月起扩大至101人以上，2025年10月起扩大至51人以上）。具体请以官方信息源为准。

Q3: 员工的“标准报酬月额”是如何决定的？ A3: 通常根据员工入职时约定的固定月薪（含固定津贴）来决定，对应到固定的报酬等级。入职后每年还会根据4-6月的平均工资进行定期调整（定時決定）。

Q4: 提交后，员工的健康保险证多久能收到？ A4: 通常在提交申请并受理后的1-2周内，会邮寄到员工登记的住址。如果长时间未收到，应联系管辖的社会保险事务所确认。

Q5: 如果员工在入职时已有国民健康保险，还需要办理吗？ A5: 需要。一旦员工符合厚生年金保险的加入条件，用人单位就必须为其办理社会保险（包括健康保险）。员工在加入公司的健康保险后，应去市役所办理国民健康保险的脱退手续。

Q6: 可以通过网络提交吗？ A6: 可以。通过“e-Gov”电子申请系统（利用者番号方式或電子証明書方式）在线提交，更为便捷高效。

6. 风险与合规

  • 合规风险：未按时提交或漏报是违反《健康保险法》和《厚生年金保险法》的行为，可能面临行政指导和罚款。
  • 信息准确责任：用人单位对申报内容的真实性、准确性负全责。错误信息会导致保险费计算错误，未来可能需要补缴或退款，并可能影响员工的年金记录。
  • 保管义务：提交的届出书及相关材料的复印件，用人单位有义务妥善保管一定年限。
  • 免责声明：本文档提供的信息基于公开发布的官方指南，不构成法律意见。具体操作时，请务必以最新法律法规和管辖社会保险事务所的指导为准。

7. 参考与来源

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