年度更新（社会保険）

1. 概述

在日本的社会保险制度中，“年度更新”是指在每个事业年度（通常为每年4月1日至次年3月31日）结束后，基于上一年度的实际工资总额（賞与を含む），重新计算并申报下一事业年度的社会保险（健康保険和厚生年金保険）标准报酬月额和保険料的过程。这一程序是法律规定的雇主义务，旨在使保険料负担与员工的实际收入水平相匹配，确保社会保险制度的公平性与可持续性。及时准确地完成年度更新，对于保障员工的社会保险权益、确保企业合规运营至关重要。

2. 适用对象・场景

  • 适用对象：所有适用健康保険和厚生年金保険的日本企业（法人）及个人事业主（特定条件下）。具体而言，是作为“適用事業所”的雇主（事業主）。
  • 适用场景：
    1. 每年一次，在固定的“定時決定”期间（通常为6月1日至7月10日）进行。
    2. 当员工上一年度（4月至次年3月）的月平均报酬与当前的标准报酬月额差距较大时，必须通过年度更新进行调整。
    3. 新成立的事业所在首次迎来年度更新时也需要办理。

3. 核心结论

  • 法律义务：年度更新是雇主的法定义务，必须按时、准确申报。
  • 计算基础：下一年度的保険料基于员工上一年度4月至次年3月的总报酬（含奖金）除以12个月得到的月平均额来确定新的“标准报酬月额”等级。
  • 影响广泛：更新后的标准报酬月额直接决定了员工和雇主每月需缴纳的健康保険料和厚生年金保険料，并影响将来的年金给付额。
  • 期限严格：申报有严格期限（通常为7月10日），逾期可能导致追征保険料和滞纳金。
  • 统一办理：通过所属的年金事务所（日本年金機構）或健康保険組合统一办理。

4. 办理/操作步骤

步骤1: 准备

  1. 确认对象期间：整理上一年度（4月1日至次年3月31日）所有被保険者的薪酬支付记录。
  2. 计算总报酬：计算每位被保険者在该期间内获得的全部报酬总额，包括工资、奖金、津贴等货币性收入（具体范围请以官方信息源为准）。
  3. 计算月平均额：将总报酬额除以12，计算出月平均报酬额。
  4. 准备申报表格：从日本年金機構网站下载或向管辖的年金事务所索取《健康保険・厚生年金保険 被保険者 標準報酬月額・標準賞与額 決定・改定届》（総合届）表格。
  5. 核对信息：准备好事業所的基础信息（事業所名称、所在地、記号・番号等）以及被保険者名单。

步骤2: 申请・提交

  1. 填写表格：在《総合届》中，根据计算出的月平均报酬额，对照“標準報酬月額表”，为每位被保険者确定新的标准报酬月额等级（1級～50級）并填入。
  2. 汇总申报：将全体被保険者的更新信息汇总填写在一张或数张《総合届》上。
  3. 提交期限：在每年7月10日之前，将填写完毕的《総合届》提交给管辖的年金事务所（如果加入的是健康保険組合，则提交给该組合）。7月10日若为周末或假日，则顺延至下一个工作日。
  4. 提交方式：可邮寄或直接窗口提交。越来越多的地区支持电子申请（e-Gov）。

步骤3: 审查・确认

  1. 机构审查：年金機構或健保組合受理后，会对申报内容进行审查。
  2. 接收通知：审查无误后，机构会将新的标准报酬月额通知雇主（通常通过《標準報酬月額決定通知書》等形式）。
  3. 内部通知与执行：雇主在收到通知后，应确认内容，并将变更情况通知相关员工。从当年9月份（通常）的工资开始，按照新的标准报酬月额计算并扣除（以及雇主负担部分）社会保险料。
  4. 存档备查：将申报表副本、计算依据、官方通知等文件妥善保存。

5. 常见问题（FAQ）

Q1: 年度更新和随時改定有什么区别？ A1: 年度更新（定時決定） 是每年一次定期进行的全体被保険者报酬复审。随時改定则是在年度中，因固定工资大幅变动（持续3个月以上，且变动导致的标准报酬月额等级差在2级以上）时，随时进行的改定手续。两者都是调整标准报酬月额的程序，但触发条件和时间不同。

Q2: 奖金（賞与）也计入年度更新的报酬总额吗？ A2: 是的。年度更新计算月平均报酬时，使用的是“総報酬”，即包含所有工资、奖金、津贴等在内的上一年度全部货币性报酬。但“標準賞与額”（用于计算奖金部分的社会保険料）是单独申报和管理的概念。

Q3: 如果忘记或逾期提交会怎样？ A3: 逾期未提交属于违反法律义务。年金機構会进行催告，并可能根据其掌握的资料进行决定。企业可能需要补缴保険料差额，并可能被加算滞纳金（具体利率请以官方信息源为准）。持续不履行义务可能面临更严厉的行政措施。

Q4: 新入职员工如何确定标准报酬月额？ A4: 新员工入职时，根据其约定工资（見込額）使用“資格取得時決定”来确定初始标准报酬月额。他们将在入职后迎来的第一个年度更新时，根据其实际取得的报酬进行首次年度更新。

Q5: 年度更新后，保険料什么时候开始变化？ A5: 通常，年度更新（7月10日前申报）所确定的新标准报酬月额，适用于当年9月至次年8月的保険料计算。例如，2023年度的更新结果，一般从2023年9月的工资中体现。

Q6: 个人事业主（自営業者）需要办理年度更新吗？ A6: 不需要。年度更新是针对厚生年金和健康保険的被保険者（公司职员等）的制度。个人事业主参加的是国民健康保険和国民年金，其保険料/年金保険料是根据前年收入等由市區町村单独计算并通知的，没有“年度更新”这一企业办理手续。

Q7: 如何知道自己的事业所归哪个年金事务所管辖？ A7: 可以访问日本年金機構官网，利用“事業所管轄検索”功能，输入事業所所在地的邮政编码进行查询。

Q8: 年度更新的申报可以电子化吗？ A8: 可以。通过政府的“e-Gov”电子申请系统或日本年金機構提供的电子服务，可以进行年度更新的在线申报。这可以提高效率并减少错误，推荐企业积极利用。

6. 风险与合规

  • 准确申报义务：雇主必须根据真实的薪酬记录进行计算和申报。虚假申报或故意漏报将导致追征保険料、加算金甚至罚款。
  • 严格守时：务必在7月10日的截止日期前完成提交。建议提前准备，预留充足时间。
  • 妥善保管记录：薪酬支付记录、申报表、官方通知等文件必须依法保存一定年限（通常为2年或更长），以备税务机关和年金機構检查。
  • 员工知情权：标准报酬月额的变更直接影响员工负担的保険料和未来年金权益，建议企业将更新结果和计算方式向员工进行适当说明。
  • 免责声明：本文内容基于公开的官方信息整理，旨在提供一般性指南。具体操作时，请务必以最新法律法规和管辖机构（日本年金機構或所属健康保険組合）的官方指引为准。社会保险制度可能变更，本文内容不保证始终完全准确或适用于所有具体情况。

7. 参考与来源

8. 相关主题

  • 随時改定：工资大幅变动时的标准报酬月额调整手续。
  • 資格取得時・喪失時届：员工入职、离职时的社会保险手续。
  • 社会保険料の計算方法：健康保険料和厚生年金保険料的具体计算方式。
  • 賞与からの社会保険料控除：关于奖金部分的社会保険料计算和申报。
  • 国民健康保険・国民年金：针对非雇员（如自営業者）的保険制度。
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