年度决算与决算整理手续
1. 概述
年度决算与决算整理手续是日本株式会社（股份有限公司）及其他公司形态（如合同会社）必须履行的法定会计程序。它是指在一个事业年度结束后，公司根据《公司法》和《公司计算规则》等法规，整理该期间的交易记录，编制财务报表（包括资产负债表、损益表等），以明确公司的财务状况和经营成果的过程。该手续不仅是向股东报告经营情况的依据，也是确定可分配利润、计算法人税等税务申报的基础，对于公司的合规经营和透明化管理至关重要。
2. 适用对象・场景
- 适用对象：所有在日本注册的株式会社、合同会社、合名会社、合资会社等。其中，株式会社的要求最为严格。
- 适用场景：
- 每个事业年度结束后：公司必须在法定的决算期内完成决算。
- 准备召开定期股东大会时：决算报表是向股东报告并获得承认的必要文件。
- 进行法人税等税务申报时：税务申报书基于决算确定的利润进行编制。
- 公司清算或合并时：需要进行特别的决算。
3. 核心结论
- 年度决算是法律规定的强制性义务，必须按时完成。
- 决算的最终成果是财务报表，其编制需遵循《公司法》规定的会计准则。
- 决算确定的利润是计算法人税、居民税及事业税的基础。
- 财务报表需经过监事（如有设置）的审核，并提交定期股东大会寻求承认。
- 决算相关文件（财务报表及附属明细书）必须在公司总部及分公司备置，供股东和债权人查阅。
- 中小法人可能适用简易的会计处理或提交特例，但基本流程不变。
4. 办理/操作步骤
步骤1: 准备
- 账簿整理与结账：核对所有原始凭证（发票、收据等），将日记账、总账等会计账簿记录到事业年度最后一天，进行试算平衡。
- 盘点与核实：进行库存资产、固定资产的实地盘点，核实银行存款及债权债务余额。
- 决算整理：进行必要的期末会计调整，主要包括：
- 折旧计提：计算并计提固定资产的折旧费用。
- 坏账准备：根据应收账款余额计提可能的坏账损失。
- 费用与收入的归属期调整：确认属于本期的费用和收入（如预付费用、预收收入）。
- 法人税等预计负债的计提：根据决算利润预估当期应纳的法人税等，作为费用入账。
- 编制试算表：在完成所有调整分录后，编制调整后试算表。
步骤2: 申请・提交
- 编制财务报表：根据调整后的数据，正式编制《公司法》规定的财务报表及其附属明细书。核心报表包括：
- 资产负债表
- 损益表
- 股东资本等变动计算书
- 个别注记表
- 监事审计（如公司设有监事）：将财务报表提交给监事进行审计。监事需在审计报告书中记载审计结果。
- 董事会批准（如公司设有董事会）：召开董事会，确认财务报表及利润分配方案。
- 提交定期股东大会：在决算期（事业年度结束后3个月内）召开定期股东大会，向股东提交财务报表及监事审计报告，寻求承认。同时，对利润分配方案进行决议。
步骤3: 审查・确认
- 股东大会承认：财务报表获得股东大会承认后，决算程序在法律上完成。
- 文件备置与公开：
- 将经股东大会承认的财务报表及审计报告，在总公司及分公司备置5年（股份有限公司）或10年（合同会社等），供股东及债权人查阅。
- 股份有限公司还需在股东大会结束后，及时将资产负债表或其要点通过官报或电子方式进行公告。
- 税务申报：基于股东大会承认的决算利润，在法人税申报期限内（通常为事业年度结束后2个月内）向所辖税务署提交确定申告书并缴纳税款。
5. 常见问题（FAQ）
Q1: 事业年度可以自由设定吗？ A1: 可以。公司在成立时通过章程规定事业年度，通常为一年。首次事业年度可以少于12个月，但原则上不能超过1年。变更事业年度需要修改章程。
Q2: 决算期（从决算日到股东大会召开）有多长？ A2: 根据《公司法》，股份有限公司必须在事业年度结束后3个月内召开定期股东大会以承认决算。这是法定截止期限。
Q3: 没有盈利也需要决算吗？ A3: 需要。无论盈利还是亏损，每个事业年度都必须进行决算。亏损时，财务报表同样需要编制并提交股东大会承认。
Q4: 小公司也需要监事审计吗？ A4: 不一定。根据公司规模（资本金、负债总额等），《公司法》设置了监事的设置义务豁免特例。例如，小型有限责任公司（非公开公司且资本金5亿日元以下等）原则上可以不设监事。具体条件请以官方信息源为准。
Q5: 决算和税务申报的利润为什么经常不一致？ A5: 这是因为会计上的利润（“会计利润”）与税法上计算应纳税所得额的规则存在差异。例如，交际费、折旧方法等，税法有特别规定。需要在税务申报时进行“税务调整”，将会计利润调整为应纳税所得额。
Q6: 可以委托外部专业人士处理决算吗？ A6: 可以且非常普遍。许多公司，特别是中小企业，会将记账、决算整理、财务报表编制乃至税务申报工作委托给税理士或注册会计师事务所。
Q7: 逾期未完成决算会有什么后果？ A7: 可能导致： - 违反《公司法》，受到罚款等行政处罚。 - 无法按时进行税务申报，产生加算税和延滞税。 - 影响公司信用，在融资或交易时造成障碍。
Q8: 决算完成后，需要向法务局提交什么文件吗？ A8: 常规的年度决算报表不需要向法务局提交。但经股东大会承认的资产负债表，其要点需要进行公告。此外，公司章程变更、董事变更等事项需要提交变更登记申请。
6. 风险与合规
- 合规风险：未按时完成决算或召开股东大会，将违反《公司法》。财务报表编制存在重大虚假记载，董事等负责人可能承担民事乃至刑事责任。
- 税务风险：基于错误决算进行的税务申报，可能导致追缴税款、加算税和延滞税，甚至构成偷漏税。
- 准确性责任：公司负责人（董事）对财务报表的真实性和准确性负有最终责任，即使委托给外部专家，此责任也不能完全免除。
- 免责声明：本文内容为基于日本现行法律和实务的一般性介绍，不构成专业的法律或税务意见。具体操作请务必咨询税理士、注册会计师或律师等专业人士，并以官方最新信息为准。
7. 参考与来源
- 日本法务省：《公司法》（会社法）
- 日本法务省：《公司计算规则》（会社計算規則）
- 日本国税厅：法人税相关
- 日本注册会计师协会（JICPA）
- 日本税理士会联合会