月次決算の手順
1. 概要
月次決算とは、企業が毎月行う会計処理の一環で、その月の経営成績と財政状態を明らかにするための手続きです。年次決算に比べて頻度が高いため、経営状況を迅速に把握し、タイムリーな意思決定を行う上で重要な役割を果たします。特に、資金繰りの管理、予実管理、税務申告の準備、金融機関への報告など、多岐にわたる目的で活用されます。継続的な実施により、経営の透明性を高め、リスクの早期発見にもつながります。
2. 適用対象・シナリオ
月次決算は、すべての規模の株式会社、合同会社、合名会社、合資会社などの法人企業に推奨される会計実務です。特に以下のようなシナリオで重要性が高まります。
- 経営管理: 経営者が月単位で売上、費用、利益を把握し、事業計画の進捗管理を行う場合。
- 資金管理: 資金繰りが厳しい場合や、キャッシュフローを細かく管理する必要がある場合。
- 外部報告: 金融機関から融資を受けており、定期的な業績報告が求められる場合。
- 税務準備: 消費税の課税事業者で、中間申告の基礎データを作成する場合。または、法人税の予定納税額を算定する場合。
- 上場企業・グループ会社: 連結決算や四半期決算の基礎資料として、グループ内で統一的に管理が必要な場合。
3. 核心的な結論
月次決算を効率的かつ正確に行うための核心は、業務の標準化と締め日プロセスの明確化にあります。毎月同じ手順で実施することで、作業効率が上がり、見落としや誤りを防ぐことができます。また、経理部門だけでなく、営業や購買など関連部門との連携を円滑にし、必要な資料の提出期限を徹底することが、締め日を短縮する鍵となります。最終的には、生成された月次決算書類（試算表、損益計算書、貸借対照表等）を経営分析に活かすことが目的です。
4. 手続き・操作手順
一般的な月次決算の流れは以下の通りです。企業の規模や業種、使用する会計システムによって詳細は異なります。
ステップ1: 準備
- 締め日の設定: 月末締めや25日締めなど、企業の都合に合わせた締め日を明確にします。
- 関係部門への周知: 営業部門（売上伝票）、購買部門（仕入伝票・請求書）、総務部門（給与・経費精算）などに対し、締め日までに経理部へ提出すべき書類と期限を周知徹底します。
- 取引データの入力: 日々の売上、仕入、経費などの取引を会計ソフトに入力します。可能な限り随時入力し、締め日後の負担を減らします。
- 帳簿の締め切り: 締め日までに発生したすべての取引の伝票起票と入力が完了していることを確認します。
ステップ2: 申請・提出（外部への手続き）
月次決算そのものは外部機関への申請手続きではありませんが、その結果に基づいて行う主な外部手続きは以下の通りです。
- 消費税の中間申告: 課税事業者は、月次決算の結果に基づき、事前に届け出た方法（実額または簡易課税）で中間納付額を計算し、納付します。納付額や期限は、所轄の税務署や国税庁の公式情報源で確認してください。
- 金融機関への業績報告: 融資契約に基づき、定期的（毎月または四半期ごと）に試算表や損益計算書の提出が求められる場合があります。
ステップ3: 審査・確認
- 試算表の作成と照合: 会計ソフトで試算表を作成し、残高が適正か（例えば、現金・預金の残高が実際の通帳と一致するかなど）を確認します。
- 決算整理仕訳の入力:
- 未収金・未払金の計上。
- 前受金・前渡金の振替。
- 減価償却費の計上。
- 引当金の繰入額の計上。
- 在庫（棚卸資産）の評価（月末在庫の把握）。
- 財務諸表の作成: 決算整理後、損益計算書（PL）と貸借対照表（BS）を作成します。
- 分析・レビュー: 作成したPL/BSを前月比、予算対比などで分析し、異常値や大きな変動がないか確認します。必要に応じて部門間で内容を確認します。
- 報告: 経営陣や必要な関係者に対して、月次決算報告書として分析結果をまとめて報告します。
5. よくある質問（FAQ）
Q1. 月次決算は法律で義務付けられていますか？ A1. 中小企業における「月次決算」そのものを直接義務付ける法律はありません。ただし、株式会社は定時株主総会で年次の決算報告を行うことが商法（会社法）で義務付けられています。月次決算は、その年次決算を円滑にし、経営管理を強化するための自主的な内部管理手続きです。ただし、消費税の中間申告や金融機関への報告義務がある場合は、それに準じた計算・報告が必要となります。
Q2. 月次決算を正確に行うためのコツは？ A2. 主に3点あります。(1) 日次での入力の徹底: 日々の取引をためずに会計ソフトに入力する。(2) マニュアルの整備: 月次決算のチェックリストや作業フローを文書化し、担当者が変わっても同じ品質を維持する。(3) 関係部門との協力体制: 経理部門以外の部門から正確なデータが期日までに集まるよう、社内ルールを整備する。
Q3. 月次決算で作成すべき書類は？ A3. 最低限、試算表、損益計算書（PL）、貸借対照表（BS） の3つは作成します。経営管理上、部門別や商品別の損益計算書、キャッシュフロー計算書を作成する企業もあります。
Q4. 会計ソフトは必要ですか？ A4. 手作業でも不可能ではありませんが、効率性と正確性の観点から、市販の会計ソフトやクラウド会計サービスの利用が強く推奨されます。自動仕訳や銀行口座連携などの機能により、作業負荷を大幅に軽減できます。
Q5. 在庫管理は月次決算でどう扱えばいいですか？ A5. 販売業や製造業では、月末時点の在庫数量を実地棚卸などで把握し、その評価額（原価）を計算して計上する必要があります。これにより、正しい売上原価と在庫資産額が算定されます。在庫管理システムと会計システムの連携が理想です。
Q6. 経理担当者がいない小規模事業者でも月次決算はできますか？ A6. 可能です。クラウド型の会計ソフトは操作性が改善されており、基本的な知識があれば自分で入力できます。また、税理士や会計事務所に「月次巡回」や「記帳代行」を依頼する方法もあります。経営状況を自分で把握するためにも、可能な範囲で関与することが望ましいです。
6. リスクとコンプライアンス
- 不正確なデータ入力: 取引の入力漏れや誤記は、月次・年次決算全体の信頼性を損ない、誤った経営判断や税務申告の誤りにつながります。入念なチェックが必要です。
- 内部統制の不備: 誰でも自由に仕訳を修正できる環境などは、誤りや不正を見逃すリスクがあります。役割の分離や承認プロセスの設定を検討しましょう。
- 税務リスク: 月次決算のデータは消費税中間申告などに直接影響します。税法の改正には常に注意を払い、不明点は税理士や所轄税務署に確認してください。
- 情報セキュリティ: 経営の根幹をなす財務データは厳重に管理する必要があります。会計ソフトへのアクセス権限管理やデータのバックアップを徹底しましょう。
免責事項: 本記事は月次決算の一般的な手順について解説したものです。具体的な会計処理や税務申告については、必ず公認会計士、税理士などの専門家に相談するか、国税庁等の公式情報を参照してください。当該情報に基づいて行われた行動の結果について、一切の責任を負いかねます。
7. 参考と出典
- 国税庁: 税制全般、消費税の中間申告についての公式情報。
- 日本公認会計士協会: 財務報告や会計基準に関する情報。
- 中小企業庁: 中小企業の会計に関する指針や経営支援情報。
- 法務省: 会社法（決算に関する規定）の条文等。
8. 関連トピック
- 年次決算（会社登記後の手続き）: 月次決算の積み上げとして行われる、法廷の手続き。
- 会計ソフトの選び方: 月次決算の効率化を図るツールについて。
- 資金繰り表の作成: 月次決算データを元にした、資金管理の実務。
- 消費税申告: 月次決算結果を基に行う税務手続きの一つ。